Lorsque l’on traite de nombreuses informations au quotidien, il n’est pas rare de commettre quelques erreurs de courrier électronique en cours de route. Cependant, si vous commettez ces erreurs sans le savoir, il est temps de revoir votre étiquette de messagerie.
Nous avons dressé une liste des erreurs les plus courantes, qui vous sera utile lorsque vous enverrez un message important et que vous voudrez vous assurer que vous n’avez pas commis de faute grave.
Transférer des messages inutiles, des chaînes de courriels, etc.
Nous ne sommes plus au début des années 2000. Transférer des messages inutiles est une erreur majeure qui fait perdre du temps aux autres et diminue votre crédibilité. Réfléchissez-y à deux fois avant de transférer de tels messages, et ne le faites que si vous pensez que l’autre personne en bénéficiera.
Se hâter d’appuyer sur le bouton « Envoyer »
Si vous appuyez sur le bouton « Envoyer » avant d’en avoir l’intention, vous risquez de vous retrouver dans une situation délicate, par exemple si vous manquez l’objet du message. Pour éviter cela, ajoutez l’adresse électronique du destinataire après avoir terminé la rédaction du message.
Inclure votre signature dans chaque e-mail
Ajouter la même longue signature à chaque fois que vous envoyez des e-mails devient ennuyeux dans un fil de discussion. Une bonne solution consiste à ajouter votre signature dans le premier courriel, puis à n’utiliser que votre prénom ou vos initiales dans les réponses ultérieures. Vous pouvez ajouter votre signature facilement en utilisant soda PDF. Soda PDF regroupe une panoplie d’outil que vous pouvez utiliser dans vos doucement, vous trouver par exemple :
- Convertir un document
- Diviser un fichier PDF existant
- Inclure la signature
- Éditer un fichier PDF
- Etc…
Répondre à tous par erreur
Il s’agit de l’une des cinq erreurs les plus courantes à éviter dans les courriels, qui se produit généralement lorsque vous répondez à la hâte. Il est toujours bon de prendre son temps pour répondre à un courriel important.
Oublier d’ajouter la pièce jointe
La plupart des clients de messagerie vous avertissent lorsque vous êtes sur le point d’envoyer un e-mail dans lequel vous mentionnez un mot comme « pièce jointe » ou « attacher » mais n’avez pas réellement joint de fichier. Vous pouvez néanmoins éviter ce problème en joignant le fichier dès que vous le mentionnez dans l’e-mail.
Mettre en BCC la mauvaise personne
L’une des principales erreurs consiste à confondre les destinataires dans les champs CC et BCC, ce qui peut être désastreux. Il est toujours préférable de saisir soigneusement les adresses électroniques des destinataires une fois que vous avez fini de rédiger le message.
Écrire avec le verrouillage des majuscules
L’écriture en majuscules est parfois utilisée pour mettre en valeur certains mots, mais écrire un message entier en majuscules est considéré comme un cri dans de nombreuses cultures, alors évitez de le faire. Vous pouvez plutôt mettre en gras la partie que vous voulez mettre en valeur.
Être trop formel ou informel
Il est nécessaire d’être quelque peu formel dans certaines communications professionnelles, mais si vous allez trop loin, vous ne pourrez pas établir de bonnes relations.
Il convient aussi d’être particulièrement prudent lorsque vous entamez une conversation avec un contact professionnel ou une personne que vous ne connaissez pas. Une attitude trop informelle peut faire mauvaise impression sur le destinataire et nuire à votre crédibilité.
