Les entreprises désireuses d’optimiser leur processus RH sont de plus en plus nombreuses à se tourner vers la dématérialisation. En plus de les aider à gagner en performance, la dématérialisation permet aux entreprises d’automatiser toutes les tâches à faible valeur ajoutée et ainsi, à gagner en productivité. Voici à cet effet quelques conseils permettant de mettre en œuvre une bonne dématérialisation des processus RH.
Analyser les besoins et définir une ligne à suivre
La dématérialisation des documents consiste à transformer l’ensemble des documents papier en fichiers informatiques. Plus concrètement, la dématérialisation permet de créer, de transformer, d’archiver et de stocker plus efficacement les documents sous format numérique. La première chose à faire lorsqu’on souhaite mettre en œuvre un projet de dématérialisation des processus RH est d’évaluer les besoins de l’entreprise et d’analyser les solutions déjà en place afin de simplifier la transition.
En anticipant les changements et en formant en amont l’équipe à l’utilisation des nouveaux outils, les dirigeants d’entreprise peuvent espérer une réelle efficacité de la solution retenue. Comme l’idée est d’optimiser le service RH, il est aussi nécessaire de travailler les relations avec les services internes et les clients. Il convient ensuite de procéder à un travail de normalisation et de documentation, et ce, en utilisant les outils de gestion électronique des documents.
Assurer la mise en place de la solution de dématérialisation
Quel que soit le type de documents à dématérialiser, il est important de commencer par évaluer la capacité de stockage et se pencher sur les durées légales de conservation des documents. Pour ceux qui doivent compter avec la dématérialisation de factures, il faut s’assurer que la comptabilité est à jour. Il convient de rappeler que la préparation des équipes aux nouveaux logiciels et aux processus doit être réalisée par de vrais formateurs, ceci afin de faciliter la manipulation des outils et d’assurer une compréhension rapide des phases de dématérialisation. L’objectif est d’éviter de faire coexister les processus papier et numérique, car contrairement aux idées reçues, cela ne va pas faciliter la transition. Plus la mise en place de la dématérialisation sera rapide, plus l’adoption de cette nouvelle mode de fonctionnement sera aisée et plus vite l’équipe saura maitriser les outils dédiés.
Il ne faudra en effet retenir le papier que si cela s’avère réellement utile dans certains processus de traitement de documents. Il faudra également tenir compte des questions de logistique et rechercher des stratégies efficaces qui vont aider à la mise en place de la dématérialisation en interne. L’idéal est de cerner les principaux besoins du service et d’essayer de trouver l’approche la plus efficace pour centraliser les données et passer à la numérisation des documents. Il est par ailleurs important de pouvoir identifier les freins et de trouver les solutions les plus appropriées. Une fois que l’on a dépassé cette phase, il devient plus facile d’user des outils de numérisation et assurer une réelle efficacité de la solution. Pour conclure, la numérisation des processus RH est aisée si l’on dispose des outils indispensables et de la formation nécessaire à cet effet.
