dematerialisation des documents

Comment appliquer la dématérialisation à son service courrier ?

Direction générale, Ressources Humaines, Marketing, Comptabilité et Informatique, tous profitent d’une manière ou d’une autre des avantages qu’offrent la dématérialisation des documents, plus particulièrement la numérisation du courrier, processus probatoire sûr. Il faut l’avouer : s’adapter à la révolution technologique actuelle est une condition sine qua none si on veut booster les performances de son entreprise, profiter d’un excellent travail collaboratif et faciliter la gestion de l’information. L’archivage des documents régi par une gestion électronique – la solution GED consiste à dématérialiser les processus métier – avec une durée de conservation optimale, est plus pratique que le travail avec support papier. Il suffit de bien définir le cycle de vie de tout document externalisé.

Le principe d’une dématérialisation de courrier

numérisation documentPour que l’automatisation du service courrier soit efficace, il faut passer par une plateforme spécialisée dans la gestion des archives et tout ce qui est gestion dématérialisée. Il suffit d’y déposer les factures fournisseurs, les factures clients, les bons de commande et/ou les lettres à envoyer et le nouveau système se charge du reste : collecte, préparation du document, archivage numérique, horodatage, distribution, gestion post-livraison, indexation, etc. En un simple clic, l’intégrateur peut accéder aux informations nécessaires à l’envoi du courrier, y compris l’adresse, les paramètres spécifiques établis par le client ainsi que le type et le volume de documents à traiter. L’expéditeur et le destinataire, quant à eux, ont libre accès et peuvent suivre en temps réel l’acheminement de leur courrier. A noter qu’on peut automatiser tout type de document pour faciliter la gestion documentaire, sans oublier que les solutions logicielles permettent la signature électronique.
La gestion numérique des documents se fait dans la plus grande facilité et avec un gain de temps indéniable, puisque le donneur d’ordre devra juste mettre en ligne son courrier format PDF. Le reste du processus est complètement numérisé, sauf la distribution qui est assurée par un opérateur postal, en d’autres termes, des livreurs. Il n’empêche que même si les documents sont imprimés, la traçabilité de l’envoi est toujours garantie, d’autant qu’une fois la livraison effectuée, un accusé de réception est directement transmis à l’expéditeur. Ce qui est bien avec ce nouveau système de gestion du courrier, c’est qu’après qu’elles aient été expédiées, toutes les données sont stockées dans un coffre fort électronique conçu selon les normes de l’externalisation des archives. Elles sont généralement classées par date de dépôt, donc il est possible de les retrouver rapidement, en cas de besoin.

L’intérêt de la dématérialisation du service courrier

La réduction des coûts est l’un des principaux bienfaits de la dématérialisation du courrier. Les entreprises peuvent se défaire des produits consommables, des machines à affranchir et des cartouches d’encre, car désormais tout est numérisé. D’ailleurs, la numérisation de documents revient moins chère que les dépenses engagées dans le service courrier. Grâce à la dématérialisation de courrier (facture électronique, bulletin de paie informatisé, etc.), il est non seulement possible de gagner plus de temps, mais aussi de décupler l’efficacité de son personnel. En effet, les informations sont instantanément transmises à qui de droit, l’archivage électronique impacte ainsi directement sur la productivité de l’entreprise et assure davantage la pérennité de ses activités.
Il faut savoir que les plateformes œuvrant dans le traitement de lettre recommandée en ligne sont accessibles 24/7, leur offrant ainsi une praticité sans pareille et une belle valeur probante.